Was eine unbesetzte Stelle im Rechnungswesen kostet

Das Wichtigste in Kürze

Eine unbesetzte Bilanzbuchhalterstelle im Raum Köln kostet nach unserer Modellrechnung rund 9.050 Euro pro Monat an Überstunden, Kanzleihonoraren und Nacharbeit. Gegengerechnet mit dem eingesparten Gehalt von 6.500 Euro bleiben rund 2.550 Euro im Monat, über acht Monate rund 20.400 Euro (Stand 2026). Der größte Posten sind die Überstunden des Teams, das die Lücke mitträgt.

• Die Vakanz erscheint in der Kostenstelle zunächst als Ersparnis. Das nicht gezahlte Gehalt steht sofort im Bericht, die Gegenposten verteilen sich über andere Konten.
• Der teuerste Einzeleffekt steht in keiner Zeile: Kündigt eine zweite Person aus dem überlasteten Team, kommen allein für die Neubesetzung rund 19.500 Euro dazu.
• Eine Vakanz kostet etwas anderes als eine Fehlbesetzung. Bei der Vakanz fehlt Kapazität, bei der Fehlbesetzung wurde Kapazität bezahlt, die nicht getragen hat.
• Verschobene Monatsabschlüsse treffen die Geschäftsführung und die Hausbank zeitversetzt. Entscheidungen fallen dann auf Basis von Zahlen, die sechs Wochen alt sind.

Ein Modellfall aus dem rheinischen Mittelstand

Nehmen Sie eine Konstellation, die wir in Nordrhein-Westfalen regelmäßig antreffen. Ein Unternehmen mit 180 Mitarbeitern, drei Gesellschaften, Abschluss nach HGB. Der Bilanzbuchhalter kündigt im Frühjahr. Die Stelle wird ausgeschrieben, das Budget liegt bei 65.000 Euro Brutto-Jahresgehalt, und die Position bleibt acht Monate offen.

Acht Monate klingen lang, sind im Bundesbild aber kein Ausreißer. Die durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit gemeldeter Stellen lag zuletzt bei 154 Tagen, und 47 Prozent der abgemeldeten Stellen waren länger als drei Monate vakant (Bundesagentur für Arbeit, Monatsbericht Juli 2026, gleitende Jahressumme August 2025 bis Juli 2026). Diese Erhebung umfasst gemeldete Stellen aller Berufe und misst die Zeit ab dem gewünschten Besetzungstermin. Sie ist damit eine Größenordnung für die Dauer, kein Vergleichswert für Ihre Stelle im Rechnungswesen.

Alle Zahlen unten sind eine Modellrechnung mit benannten Annahmen, keine Erhebung und keine Auswertung abgeschlossener Mandate. Jede Zeile lässt sich mit eigenen Werten überschreiben.

Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Buchhaltung oder im Controlling?

Im Modellfall rund 9.050 Euro pro Monat an zusätzlichem Aufwand, dem ein eingespartes Gehalt von 6.500 Euro gegenübersteht. Vier Rechengrößen stehen dahinter.

Annahme 1: Vollkosten je Arbeitsstunde. Wir rechnen auf das Brutto-Jahresgehalt 20 Prozent Arbeitgeberanteil und teilen durch 1.620 Arbeitsstunden im Jahr (202,5 Arbeitstage zu 8 Stunden, Urlaub und Krankheit bereits abgezogen). Für einen Finanzbuchhalter mit 54.000 Euro ergibt das 64.800 Euro Vollkosten und damit 40 Euro je Stunde. Für einen Leiter Buchhaltung mit 81.000 Euro sind es 97.200 Euro und damit 60 Euro je Stunde. Beide Gehälter liegen innerhalb unserer Spannen für den Raum Köln (Finanzbuchhalter 45.000 bis 58.000 Euro, Leiter Buchhaltung 70.000 bis 95.000 Euro, Stand August 2026).

Annahme 2: Überstundenzuschlag 25 Prozent. Aus 40 Euro Vollkosten werden damit 50 Euro je Überstunde.

Annahme 3: Kanzleistundensatz 130 Euro für Buchhaltungs- und Abschlussarbeiten einer Steuerkanzlei. Der Satz ist eine Annahme dieser Rechnung, keine Erhebung. Setzen Sie den Satz Ihrer Kanzlei ein.

Annahme 4: Nur ein Teil der Arbeit wird aufgefangen. Eine Vollzeitstelle bringt rund 135 Arbeitsstunden im Monat. Im Modell fangen Team und Kanzlei zusammen 105 Stunden auf. Die restlichen 30 Stunden im Monat werden nicht ersetzt. Genau dort entstehen die verschobenen Abschlüsse.

Wie sich die acht Monate summieren

Modellrechnung HIREOS, Annahmen wie oben benannt, Gehaltsstufen aus HIREOS-Mandatsdaten Nordrhein-Westfalen, Schwerpunkt Rheinland, Stand August 2026.

Über acht Monate ergibt das 72.400 Euro Zusatzaufwand gegen 52.000 Euro eingespartes Gehalt. Netto bleiben 20.400 Euro, die das Unternehmen tatsächlich zusätzlich ausgegeben hat, ohne dass die Arbeit vollständig erledigt wurde.

Der Punkt ist die Verteilung. Die 52.000 Euro Ersparnis stehen als eine Zeile im Personalbericht. Die 72.400 Euro liegen auf Überstundenkonten, Fremdleistungen und Arbeitszeit, die nie erfasst wird.

Warum eine Vakanz etwas anderes kostet als eine Fehlbesetzung

Beide Fälle entstehen an verschiedenen Stellen. Bei der Fehlbesetzung ist die Stelle besetzt, das Gehalt läuft, und das Unternehmen trägt zusätzlich Einarbeitung und eine zweite Suche. Unser Modell dafür liegt beim 1,0- bis 1,5-Fachen des Jahresgehalts, bei 70.000 Euro also bei rund 94.500 Euro. Die vollständige Herleitung steht im Artikel Was kostet eine Fehlbesetzung im Rechnungswesen.

Bei der Vakanz läuft kein Gehalt. Der Schaden entsteht über die Zeit, pro Monat, in dem Kapazität fehlt. Wer aus Angst vor einer Fehlbesetzung die Vakanz verlängert, tauscht ein einmaliges Risiko gegen ein laufendes.

Beide Rechnungen treffen sich an einem Punkt. Verlässt eine zweite Person das überlastete Team, wird aus der Vakanz eine zweite Vakanz plus eine Neubesetzung. Allein der Posten Neubesetzung aus unserem Fehlbesetzungsmodell liegt bei 30 Prozent des Jahresgehalts, bei 65.000 Euro also bei 19.500 Euro. Das ist fast so viel wie die gesamte Nettobelastung der acht Monate.

Welche Kosten die Tabelle nicht abbildet

Vier Folgen fallen je nach Unternehmen zu unterschiedlich aus, um sie seriös in Euro zu schreiben. Sie sind der Grund, warum lange Vakanzen im Rechnungswesen schwer wiegen.

Verschobene Abschlüsse. Der Monatsabschluss rutscht von Werktag 8 auf Werktag 15. Das Reporting an die Geschäftsführung und an die Hausbank folgt später. Entscheidungen über Investitionen, Einstellungen oder Preise beruhen dann auf Zahlen, die sechs Wochen alt sind. Der Schaden entsteht bei diesen Entscheidungen.

Fehlerrisiko. Wer nebenbei bucht, bucht ungenauer. Fehler in Abgrenzungen, Rückstellungen oder der Anlagenbuchhaltung fallen häufig erst dem Wirtschaftsprüfer auf. Die Nacharbeit landet im Frühjahr, wenn ohnehin niemand Zeit hat.

Fluktuationsrisiko im Team. Wer eine Lücke acht Monate mitträgt, prüft irgendwann den eigenen Markt. Gute Bilanzbuchhalter und Controller sind in Köln und Düsseldorf selten länger als zwei Wochen verfügbar. Aus einer Vakanz werden dann zwei, und die zweite trifft ein Team, das bereits erschöpft ist.

Liegengebliebene Projekte. Die ERP-Umstellung wird verschoben. Die Umstellung auf die E-Rechnung wird auf das letzte mögliche Quartal gelegt. Das Working-Capital-Projekt, das Zahlungsziele und Mahnwesen aufräumen sollte, startet nicht. Diese Vorhaben bleiben liegen und werden teurer, weil sie später unter Zeitdruck laufen.

Selbst besetzen oder über uns?

Eine Stelle im Rechnungswesen lässt sich selbst besetzen. Über die Karriereseite, über Portale, über das Netzwerk der eigenen Mitarbeiter. Bei einer Sachbearbeiterstelle in der Kreditoren- oder Debitorenbuchhaltung ist das oft der schnellste Weg, und wir raten dann auch dazu.

Was dabei fehlt, ist die Auswahl. Aus einer Anzeige kommen Menschen, die sich gerade verändern wollen. Gebraucht wird der Bilanzbuchhalter, der einen Abschluss über drei Gesellschaften schon getragen hat, der Ihr ERP-System kennt und der zu einer inhabergeführten Struktur passt. Genau dieses Profil sitzt in einer festen Anstellung und liest keine Stellenanzeigen.

Wir arbeiten seit über 10 Jahren im selben Fachbereich und in derselben Region, mit über 400 Besetzungen. Daraus ist ein Netzwerk von Menschen entstanden, die nicht suchen. Von Briefing bis Zusage vergehen bei uns durchschnittlich rund 21 Tage (eigene Auswertung, Stand August 2026), dazu kommt die Kündigungsfrist.

Wo wir nicht helfen: bei Rollen außerhalb des Finanz- und Rechnungswesens, bei Budgets deutlich unter Markt und bei Prozessen, in denen niemand innerhalb von zwei Wochen entscheiden kann. Das sagen wir im Erstgespräch.

Was Sie jetzt tun können

1. Rechnen Sie Ihre offene Stelle mit den vier Annahmen oben durch, mit Ihrer Gehaltsstufe, Ihrem Kanzleistundensatz und den tatsächlich geleisteten Überstunden.
2. Legen Sie die Überstundenkonten der letzten drei Monate neben die Kanzleirechnung. Diese beiden Zahlen sind der harte Teil der Vakanzkosten.
3. Prüfen Sie das Budget gegen die Spannen für Bilanzbuchhalter und Controller im Raum Köln. Passen Profil und Budget nicht zusammen, bleibt die Stelle offen, auch wenn der Markt Kandidaten hergibt.
4. Legen Sie fest, wer entscheidet, wenn Sie im Urlaub sind, und dass jeder passende Kandidat innerhalb von 10 Tagen ein Gespräch bekommt.
5. Überbrücken Sie den Abschluss mit einer Interimslösung, wenn die Vakanz über einen Quartals- oder Jahresabschluss läuft. Das kostet Tagessatz und schützt das Team vor der zweiten Kündigung.

Wenn Sie gerade eine Position im Finanz- und Rechnungswesen besetzen, nehmen wir uns 30 Minuten für ein Gespräch. Unverbindlich, mit konkreten Ideen für Ihre Besetzung: Termin vereinbaren.

Häufige Fragen

Was kostet eine unbesetzte Stelle in der Buchhaltung oder im Controlling? In unserer Modellrechnung für eine Bilanzbuchhalterstelle mit 65.000 Euro im Raum Köln rund 9.050 Euro Zusatzaufwand pro Monat: Überstunden 4.000, Steuerkanzlei 3.250, Leitungszeit 1.200 und Nacharbeit 600 Euro. Abzüglich 6.500 Euro eingespartem Gehalt bleiben 2.550 Euro netto im Monat, über acht Monate rund 20.400 Euro.

Wie unterscheiden sich Vakanzkosten von den Kosten einer Fehlbesetzung? Die Vakanz kostet pro Monat, in dem Kapazität fehlt, im Modell rund 2.550 Euro netto. Die Fehlbesetzung kostet einmalig das 1,0- bis 1,5-Fache des Jahresgehalts, bei 70.000 Euro rund 94.500 Euro, weil Gehalt, Einarbeitung, Neubesetzung und Produktivitätsverlust zusammenkommen. Beide Rechnungen laufen mit einer Folgekündigung zusammen.

Was kostet eine unbesetzte Controller-Stelle pro Monat? Die Struktur bleibt gleich, die Steuerkanzlei fällt als Option weg, weil Forecast und Abweichungsanalyse im Haus bleiben. Es bleiben 80 Überstunden zu 50 Euro und 20 Stunden Leitungszeit zu 60 Euro, zusammen 5.200 Euro im Monat. Controller liegen im Raum Köln bei 55.000 bis 72.000 Euro (Stand August 2026).

Lohnt es sich, die Buchhaltung während der Vakanz an die Steuerkanzlei zu geben? Für laufende Buchungen und die Zuarbeit zum Abschluss oft ja, weil die Fristen sonst reißen. Rechnen Sie mit einem Kanzleistundensatz deutlich über Ihren internen Vollkosten. Im Modell kosten 25 Stunden im Monat 3.250 Euro, das entspricht der Hälfte eines Bilanzbuchhaltergehalts für ein Fünftel der Arbeitszeit.

Wie lange bleibt eine Bilanzbuchhalterstelle im Raum Köln offen? Das hängt an Budget und Reaktionszeit. Von Briefing bis Zusage vergehen in unseren Mandaten durchschnittlich rund 21 Tage (eigene Auswertung, Stand August 2026), dazu kommt die Kündigungsfrist. Selbst geschaltete Anzeigen laufen deutlich länger, weil abschlusssichere Kandidaten in Köln und Bonn selten aktiv suchen.

Wie verhindere ich, dass aus einer Vakanz zwei werden? Begrenzen Sie die Mehrarbeit auf einen festen Zeitraum und sagen Sie diesen Zeitraum dem Team zu. Geben Sie die klar abgrenzbaren Aufgaben nach außen, etwa die Kreditorenbuchhaltung an die Kanzlei. Und entscheiden Sie im laufenden Verfahren schnell: Jede Woche Verzögerung verlängert die Belastung des Teams um eine Woche.

Über den Autor Muhammed Ali Erkan ist Recruiting-Experte für Finanz- und Rechnungswesen und führt HIREOS, eine Personalberatung für Finanz- und Rechnungswesen in Nordrhein-Westfalen. Über 10 Jahre im Finance-Recruiting mit über 400 Besetzungen im Finanz- und Rechnungswesen. LinkedIn

Quellen und Stand

• Modellrechnung Vakanzkosten (65.000 Euro Bilanzbuchhalterstelle, acht Monate, Annahmen 1 bis 4 im Text benannt): eigene Rechnung HIREOS, Stand August 2026. Keine Erhebung.
• Gehaltsspannen Finanzbuchhalter, Bilanzbuchhalter, Controller, Leiter Buchhaltung: HIREOS-Mandatsdaten Nordrhein-Westfalen, Schwerpunkt Rheinland, Stand August 2026. Orientierungswerte, keine Zusicherung.
• Kanzleistundensatz 130 Euro und Überstundenzuschlag 25 Prozent: Annahmen dieser Modellrechnung, im Text als solche gekennzeichnet.
• Fehlbesetzungsmodell (1,0- bis 1,5-Faches des Jahresgehalts, Posten Neubesetzung 30 Prozent): HIREOS-Erfahrungswerte aus Mandaten in Nordrhein-Westfalen, Schwerpunkt Rheinland, Stand August 2026.
• Besetzungsdauer rund 21 Tage von Briefing bis Zusage: eigene Auswertung, Stand August 2026.
• Verfügbarkeit guter Kandidaten von selten länger als zwei Wochen: eigene Marktbeobachtung im Raum Köln und Düsseldorf, Erfahrungswert, keine Erhebung.
• Durchschnittliche abgeschlossene Vakanzzeit von 154 Tagen und Anteil von 47 Prozent der abgemeldeten Stellen mit mehr als drei Monaten Vakanz: Bundesagentur für Arbeit, Monatsbericht Juli 2026, gleitende Jahressumme August 2025 bis Juli 2026. Gemessen wird die Zeit vom gewünschten Besetzungstermin bis zum Abgang der gemeldeten Stelle, über alle Berufe. Diese Größe misst etwas anderes als unsere 21 Tage von Briefing bis Zusage; die Werte sind nicht gegeneinander zu rechnen. https://statistik.arbeitsagentur.de/DE/Navigation/Statistiken/Rundschau-Arbeitsmarkt/Monatsbericht/Monatsbericht-Nav.html